Bí quyết chọn lọc khách mời tham dự đám cưới

Ai sẽ là khách mời tham dự đám cưới của bạn? Làm sao để chọn lọc được khách mời đám cưới đủ chất lượng và số lượng? Một vài bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn lên được danh sách khách mời nhanh chóng và tránh bỏ sót.

Lên danh sách khách mời đám cưới tưởng không khó nhưng lại là việc "khó không tưởng". Có rất nhiều rắc rối có thể phát sinh trong quá trình chọn lọc khách mời. Thừa không được, thiếu cũng không xong, mọi thứ phải được tính toán và liệt kê thật chi tiết.

Đám cưới không chỉ là niềm vui riêng của đôi vợ chồng sắp cưới hay gia đình hai bên mà đó còn là dịp để người thân, họ hàng, bạn bè đến chung vui và chúc phúc cho cặp đôi. Đôi khi việc lên danh sách khách mời đám cưới còn khiến người trong cuộc phải “cân não” vô cùng. Để đơn giản hóa mọi việc, Hội cô dâu dành tặng cô dâu chú rể bí quyết hữu hiệu chọn lọc khách mời chỉ bằng 3 bước dưới đây

Bước 1: Hạn chế số lượng khách dựa vào việc phân nhóm khách mời

Để xác định chính xác số lượng khách tham dự, bạn cần thắt chặt số lượng. Hiện nay, rất nhiều cô dâu chú rể chỉ mời những người thân thiết và chắc chắn sẽ đến dự. Nếu là tiệc cưới riêng, bạn chỉ nên mời từ 100 đến 200 khách, nếu tiệc cưới cho cả hai gia đình thì số lượng khách cũng không nên vượt quá 500 khách.

Số lượng khách mời đám cưới phụ thuộc vào hầu bao mà bạn đang có, tuy nhiên, việc chọn mời người này và bỏ qua người khác lại được quyết định dựa trên mối quan hệ của gia đình bạn với người khách ấy.

Vì vậy, chia nhỏ nhóm đối tượng là bước quan trọng đầu tiên. Để lên danh sách khách mời đám cưới được chuẩn nhất, bạn chỉ cần nhớ thế này thôi:

• Nhóm khách thân thiết: nhóm này bao gồm người thân, họ hàng, hàng xóm láng giềng của bạn và bố mẹ. Họ là những người rất gần gũi với mối quan hệ lâu năm khăng khít. Nhóm này thường 90% sẽ tới tham dự.
• Nhóm khách xã giao: trong này có đồng nghiệp, bạn bè, đối tác…thường xuyên gặp gỡ thì tỉ lệ tham dự ở khoảng 70% – 80%. Còn nếu ít có liên hệ hơn thì phần trăm chỉ ở mức khoảng 45% thôi.

Cứ theo công thức đó, sau khi liệt kê toàn bộ bạn sẽ tính được số lượng tương đối những người cần mời và sẽ đến dự. Tất nhiên, đây không phải công thức chuẩn như toán học. Nhưng nó cũng có ích cho bạn và gia đình ước lượng chính xác hơn. Nên dùng excel để làm thay vì viết tay có thể bị nhầm lẫn nhé. Khi cần điều chỉnh danh sách khách mời, tăng hoặc giảm, bạn sẽ bắt đầu ở nhóm xã giao trước, và tiến ngược về nhóm thân thiết.

1. Khách mời của cô dâu – chú rể

Dựa vào tiêu chí nào để bạn cân nhắc nên chọn ai để mời ? Ở đây không phải là phân biệt đối xử hay là yêu ghét. Chỉ là câu chuyện phải chắc chắn về số lượng khách mời sẽ tham dự để bạn không bị thừa cỗ. Hoặc việc lên danh sách khách mời khi không thể tới dự.

• Nhóm thứ 1: Những vị khách chắn chắn sẽ đến dự đó là họ hàng thân thuộc, hàng xóm cạnh nhà, bạn bè thân thiết của cả 2 bạn.
• Nhóm thứ 2: đồng nghiệp cùng phòng ( thân thiết- có sự giao tiếp và hiểu nhau), cấp trên, nhà cung cấp, nhà đầu tư…. Những mối quan hệ mà 2 bạn gặp gỡ thường xuyên hoặc có các mối liên kết chặt chẽ.
• Nhóm thứ 3: bạn học các cấp. Đây là nhóm mà các bạn cần phải chọn lọc kỹ. Do có thể các bạn rất thân khi còn nhỏ nhưng đến cả 10 năm không gặp rồi thì có nên mời không ? Có gây ra khó xử khi mời những bạn bè đã quá lâu không gặp không ?

2. Khách mời của bố mẹ

Một trong nét văn hoá của người Việt Nam là văn hoá mời cưới. Nhiều người coi đi đám cưới như là một món nợ, vì bố mẹ bạn đã từng đến đám cưới của gia đình họ. Lần này họ sẽ tới dự đám cưới của 2 bạn. Khách mời của bố mẹ nhiều khi rất khó có thể can thiệp. Cũng như các bạn, bố mẹ bạn rất hãnh diện về đám cưới của hai bạn, nên việc mời tất cả các bạn bè tới là điều có thể hiểu được.  Trong một số đám cưới thì khách mời của bố mẹ còn đông hơn cả khách mời của cặp đôi.

Ngay từ đầu, bạn nên phân chia mọi thứ rõ ràng với cả hai bên gia đình. Nếu để mời tràn lan thì chi phí đám cưới sẽ có nguy cơ ảnh hướng rất lớn. Có một số quy tắc cần được thống nhất, chẳng hạn: những vị khách quá 6 tháng không liên lạc sẽ không được mời. Tiếp đó, bạn cần giới hạn số lượng khách mời tối đa. Và bố mẹ cần chuẩn bị một danh sách khách mời dựa trên giới hạn này.

Trong rất nhiều trường hợp, một gia đình sẽ đảm nhận hầu hết chi phí của đám cưới. Nhưng dù có như vậy, bạn vẫn phải đi đến thống nhất số lượng khách mời công bằng thỏa đáng cho cả hai bên gia đình. Bạn nên có danh sách cũng như gọi điện thoại chắc chắn là khách sẽ tham dự 1 tuần trước đám cưới, nhằm bảo đảm cho quá trình tổ chức không có yếu tố bất ngờ.

Lưu ý: Trước đám cưới là thời gian cực kỳ nhạy cảm bởi có nhiều việc và cả 2 bên gia đình đều đang vui mừng cho đám cưới. Do đó, để bàn luận rõ hơn thì các bạn nên để mỗi bên gia đình tự giải quyết. Không nên can thiệp quá sâu tránh trường hợp xích mích hay khó chịu với nhau trước ngày cưới. 

3. Khách đi kèm

Ngoài những vị khách chính, bạn có thể cần đón tiếp cả những “file đính kèm” bao gồm vợ/chồng, người yêu và con cái của các vị khách. Bạn nên ghi rõ trên thiệp một câu ghi chú như “vui lòng thông báo trước nếu bạn có người đi cùng” để dễ dàng nắm được số lượng, hoặc phán đoán xem những vị khách nào thường đi kèm 1 người khác để từ đó đặt đủ bàn cho họ.

Bước 2: Lọc khách mời bằng 7 câu hỏi

Việc mời cưới không phải đơn giản chỉ để chứng kiến một sự kiện trong đời đôi uyên ương. Nên để tránh mất lòng hoặc mời những người không nên thì bạn có thể dùng 7 câu hỏi sau để cân nhắc:

1. Lần cuối bạn nói chuyện với họ là khi nào? Bạn có thể có hàng trăm, hàng nghìn người bạn nhưng không phải ai cũng đủ thân thiết để mời đến đám cưới. Nếu là bạn học xưa, suy nghĩ xem bạn có hay liên lạc với họ không, nếu không thì cứ bỏ qua. Tương tự như thế với các mối quan hệ xã hội khác.
2. Bạn thường xuyên gặp họ không? Trừ trường hợp người thân, bạn thân ở xa ít gặp được nhau thì những trường hợp ít khi gặp đều có thể không đưa vào danh sách. Như việc bạn và họ cùng chung thành phố nhưng chẳng bao giờ hoặc gặp đôi lần trong năm, tức là đám cưới của bạn không mời họ cũng không sao.
3. Họ biết bạn sắp kết hôn không? Nói tới điều này thì như một sự khẳng định mức độ quan trọng của những người gần gũi với bạn và gia đình. Đừng bao giờ quên họ, đặc biệt là các bậc cao niên. Còn trường hợp của người quen nghe loáng thoáng đâu đó về tin kết hôn của bạn thì không cần thiết.
4. Họ gặp bạn đời tương lai của bạn chưa? Câu hỏi này để đo mức độ quan tâm của họ với bạn. Trừ đối tác thì những người nhất định phải có khi lên danh sách khách mời đám cưới ít nhất cũng nên nhớ tên vợ/chồng tương lai của bạn mà.
5. Họ có liên quan đến cuộc sống sau này của bạn? Câu hỏi này để nhắc nhở bạn không thể quên những người họ hàng xa. Cho dù xét về mối quan hệ trong dòng tộc hay bình thường không có sự qua lại thân thiết thì họ vẫn có liên quan mật thiết về mặt huyết thống với bạn.
6. Bạn có thấy khó chịu nếu không mời họ? Nếu bạn dự định chỉ tổ chức tiệc nhỏ trong quy mô gia đình thì có thể bỏ qua câu này. Nhưng nếu đã làm tiệc lớn thì nhất định phải nhớ. Trước đây họ từng mời bạn thì giờ bạn cũng nên mời họ. Còn nếu họ chưa lập gia đình thì lại xét đến các yếu tố trên nhé.
7. Có “file đính kèm” với người được mời không? Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng khách mời và khi đặt mâm. Khi lên danh sách khách mời đám cưới và cả khi ghi thiệp, hãy để ý thật kĩ điều này. Lên phương án dự phòng để tránh thiếu sót.

Bước 3: Xác nhận số lượng khách mời đám cưới trước khi đặt bàn

Sau khi đã có một danh sách khách mời đám cưới cố định, việc quan trọng tiếp theo bạn cần làm là nên gửi thiệp mời tới trước 2 tuần. Đồng thời, khi trao thiệp bạn có hỏi khéo léo gợi ý để biết vị khách mời của bạn có tới dự đám cưới hay không. Hoặc trước đám cưới một tuần, bạn có thể gọi điện thoại để xác nhận việc này. Bạn có thể sẽ băn khoăn vì gọi điện như thế sẽ khiến các vị khách cảm thấy tự ái, nhưng bạn hãy thử nói: “Hôm đó có bận không? Có thể tới dự với mình cho vui không?”… hoặc với những vị khách lớn tuổi như ông bà, cô gì, chú bác bạn có thể nhờ ba mẹ gọi điện giúp.

Nếu chỉ là tiệc mời chung vui với bạn bè, bạn có thể có một dòng chữ nhỏ trên thiệp mời yêu cầu họ gọi điện xác nhận trước khi tham dự. Bạn cũng nên hỏi bàn bè có đi cùng người thân hoặc trẻ nhỏ không để sắp xếp chỗ hoặc chuẩn bị những món quà nhỏ cho các bé như bóng bay, đồ chơi.

Việc xác nhận sự tham gia của khách mời đã là văn hóa của người phương Tây và ở Việt Nam, việc này cũng đang trở nên phổ biến và là một trong những điều văn giúp bạn tổ chức tiệc được chu đáo, không thừa mâm gây lãng phí hoặc thiếu mâm phải gọi bổ sung.

Số lượng đặt bàn tiệc cũng phải dựa trên số khách mời đã chốt. Thông thường các cặp đôi thường đặt rút đi 3 – 5 mâm so với lượng tính toán. Nhưng nếu đã có sự thăm dò trước thì phải dựa vào đó để quyết định. Không để thừa quá nhiều nhưng cũng nên nhớ “thừa còn hơn thiếu” nhé.

Chỉ với bí quyết dễ nhớ, dễ thực hiện trên, hi vọng Hội cô dâu đã giúp bạn giải quyết được bài toán lên danh sách khách mời đám cưới. Chúc bạn chuẩn bị đám cưới thật suôn sẻ.